Документи в особисту справу підшиваються в хронологічному порядку в міру їх надходження, починаючи з документів про прийняття (заяви, трудового договору, наказу про прийом) та закінчуючи копією наказу про звільнення. Кожен аркуш справи нумерується. В один том підшивають трохи більше 250 листів (п.